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如何提升民办学校人事档案管理水平的若干思考
发布时间:2019-10-10作者:赖莉供稿:校办

 

摘要:眼下在这个数字化的时代,信息化管理已成必然趋势,民办学校人事档案建设亦是如此。民办学校人事档案是人事变动信息的载体,为人才的流动、人才晋升等方面提供了精准可靠的依据。而在实际情况中,人事档案中往往会出现信息记载混乱、涂改造假、信息缺失等情况,影响学校人事工作的效率。针对这些问题,我们应如何分析和处理,又该拿出怎样的改进措施,保证人事档案建设步入正轨,成为摆在学校面前的一大挑战,这正是本文将要探讨的内容。

 

关键词:民办学校人事档案  信息化建设  问题与措施

 

在当前大数据时代背景下,信息的使用与传播打破了时间和空间限制,共享数据成为这个时代的主流。在民办学校规模不断扩大到稳定,教职工人数不断增加的过程中,如何更加高效对流动人员人事档案进行管理和使用,是时代对我们提出的新挑战。

学校人事档案包含了教职工的个人工作情况、奖惩情况、生活经历、综合素质、知识结构等方面的内容,与学校各项教育工作的正常开展有着紧密联系,是民办学校选拔任用人才的重要依据。为了避免人事档案信息的不真实性,需要学校加强对人事档案的管理工作,保证相关信息的完整性、真实性,为学校人事变动、教职工晋升等方面的工作提供信息依据。

 

一、民办学校人事档案管理工作中存在的问题

(一)管理制度不健全。在目前的民办学校人事档案管理工作中,制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言,制度不健全主要体现在两个方面:第一是人事档案管理的责任制度存在缺陷,在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。第二是在管理人事档案的时候,级别划分存在问题。等级划分的衡量标准缺陷严重,所以档案价值的判断有失标准。目前民办学校并未能真正管理教职工的人事档案,对合同制聘用的教职工人事档案都存放在工作单位或户口所在地的人才服务中心,档案存放地分散,信息不共享,大部分民办学校自身并未对教职工建立人事档案,更加没有建立完善的人事档案审核制度,导致人事档案工作中经常出现错误,或是存在一些违法乱纪的现象,严重影响到实际教育教学中的选人用人标准。

(二)教职工人事档案管理意识差,主动上交人事档案的积极性不够。学校对档案管理的宣传不到位,导致教职员工对人事档案认识不够,认为人事档案管理无足轻重,对这项工作没有从思想上予以重视。另外,对学校人事档案管理信息化建设认识程度不深,没有明确信息化建设对学校档案管理工作重要影响,导致教职工出于对安全性和知识产权的保护,不愿把已形成的获奖资料、证书文件主动上交,也是阻碍学校人事档案信息化建设的因素。

(三)人事档案的影像化、数字化管理程度低,影响了使用效率。民办学校合同制聘用的教职工稳定性不如公办学校事业编制的教职工,作为流动人员本身流动性强,在各档案管理部门之间频繁流动,材料生成变化多,不能及时归档,在现有物质设备下,档案的标准化整理与电子化是需要时间的。因此各单位无法及时在短时间内对其信息实行影像化、电子化。此外,一些学校受到传统观念的影响,认为数字化管理方式不安全,且相关设备配备不足,投入的资金有限,导致数字化建设相对落后,无法满足人事档案的高效化审核和管理。

 

二、民办学校人事档案管理工作的改进措施

(一)强化管理制度,实现制度规范化。建立健全学校人事档案管理制度,依法依规保障人事档案管理的开展,使人事档案管理工作有据可依。由于人事档案管理和学校管理之间存在着紧密的关联,其主要负责人事档案的再利用与管理,因此学校在进行具体的档案管理工作时要通过相关法律法规来对工作予以规范,确保档案工作的积极开展。学校要构建档案管理相应的规章制度,来对具体的档案管理工作人员予以指导,确保他们能够熟练掌握学校在人事档案管理工作方面的具体流程,并让他们树立起档案管理的法制观念。

(二)加强人事档案内容建设。加强人事档案内容的建设,可以参考以下建议:第一,扩大人事信息收集范围。人事档案管理部门需要扩大相关信息的收集范围,包括德、能、勤、廉、绩等方面,并实现动态材料的实时收集和更新,并在材料中增加重大项目报告、信访举报、政纪处分、个人信用等方面的信息,促进人事档案的全面性建设和发展。第二,多部门联合行动。为了保证人事档案内容的完善和真实,需要多个部门联合起来,如:人事部门、组织部门、监察部门等,共同做好档案资料审核和监督工作,保证档案材料信息的准确和真实。第三,加强监督工作。在人事档案内容建设的过程中,需要加强监督工作,如:监督档案资料信息的真实性、监督相关审核和管理人员的作风和行为、监督审核和管理人员的综合素质和责任感等,使人事档案审核工作人员能够以更加严谨的态度来进行审核,保证档案资料信息的准确性和规范性,保证信息的安全与完整。

(三)加强人事档案信息化建设。加强人事档案的数字化建设对审核工作有着一定的促进性作用,学校的人事档案是宝贵的人才信息资源库,应利用各种新技术和资源,提高档案工作效率,延长人事档案的寿命,最大限度发挥档案信息的作用。特别是在大数据时代,应基于信息技术的支持做好人事档案的收集工作、分析工作,学校要从软硬件两个方面加强人事档案管理的信息化建设,提高档案信息的利用率。例如在硬件上增加建设档案管理基础设施的投入,定期检修相关硬件设施设务情况,确保其顺畅运行;在软件上按照人事档案管理需要优选合适的软件,做好安全控制,安装防火墙和补丁,实现信息加密,确保人事档案信息的安全性、完整性。另外,基于计算机系统完善管理人事档案的流程,建立信息库,为利用者快速准确地调出所需档案信息;转变人事档案存储模式,通过信息化手段确保及时更新档案数据信息,实现动态化管理,了解人员的个人技能特征、工资发放情况以及奖惩情况、流动情况等;构建人事档案管理数据库,为单位的决策者配置人力资源提供参考,促使人才和岗位匹配,为单位的运作、管理与发展提供便利。

 

三、结束语

为了促进民办学校人事档案管理工作的发展,学校需要先认清当前档案管理工作中存在的问题,并以这些问题为基础,采取适当的措施来解决这些问题,建立档案管理和审核的长效机制,加强人事档案内容的建设,并抓住互联网技术的的变革浪潮加快人事档案数字化建设,为学校的长远发展奠定良好的人力基础。

 

参考文献:

[1]丁安莉.浅谈学校档案管理工作的现代化建设[J].科教导刊(中旬刊),201307:244-245.

[2]成金萍.学校档案的信息化建设[J]. 办公室业,2014(1):251。

[3]崔洁.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J]。现代经济信息,2016(9).

[4]戴玲.干部人事档案任前审核中存在的问题及对策[J]。档案管理,2017(02):64-66.

[5]张英.关于做好事业单位干部人事档案管理的探讨[J].现代经济信息,2018(20):108.

 

 

 

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